Øke hendelsen nærvær er vanligvis den største utfordringen vender møtet og hendelsen planleggere. Mange tror at hvis de planlegger en fantastisk begivenhet, folk vil bare komme. Dette skjer ikke, ikke på egen hånd. Dette kan faktisk forvirrende og urovekkende til de ansvarlige for hosting og fullfører hendelsen. Du leie en PR-firmaet til å hjelpe med publisitet, som skulle føre til flere deltakere? Eller gjør du stole på "lister" med sannsynlig folk til å delta. Det kan være litt av begge. Ansette PR firmaer og utelukkende avhengig deres evne til å kjøre nærvær opp kan være en stor feil. En PR-firmaet ansvar er å bringe i publisitet, ikke deltakere. Media gjør faktisk sjelden historier på hendelser som ikke har skjedd ennå.
Annonsering hendelsen kan være kostbare også. Det vil øke bevisstheten om hendelsen, mens ikke nødvendigvis rettet mot folk som er mest sannsynlig til å delta. Faktisk, med mindre reklame er rettet mot en bestemt, svært målrettet gruppe av individer, vil kostnadene for annonsen langt oppveier eventuelle sannsynligheten for at flere mennesker vil komme.
Så, akkurat hva vil øke nærvær? E-postlister! Imidlertid ikke bare noen adresseliste. Mange foreninger og organisasjoner får redusert til stede for deres hendelser med årene. hvorfor? Fordi de fortsette å bruke de samme e-postlistene igjen og igjen. Faktisk, når hendelser er ny, er flere mennesker tilbøyelige til å delta bare for å "Sjekk det". Deretter nærvær starter fallende av. Hvis du vil holde at skjer, må du utvikle et bestemt målrettet postliste og en solid handlingsplan for å bruke listen som til slutt vil øke ditt nærvær. Her er noen strategier du kan bruke til å se umiddelbare resultater:
· Forskning andre tilgjengelige adresselister. Se etter foreninger og organisasjoner som presenterer hendelser for lignende målgrupper. Tilby å handle sponsor anerkjennelse i bytte for sine postlister. Sponsing kan inkludere en tabell på ditt arrangement for dem å distribuere fremmende litteratur. Den kunne inneholde deres navn og logo i brosjyrene, programmer og andre trykt materiale. Den kan inneholde en utveksling av adresselisten (for en tid bare bruk). Forhandle om hva de ville godta eller utvikle sponsing retningslinjer for å inkludere hva de ville få. Dette vil koste deg ingenting og adresselisten kunne gå fra 1000 til 10.000 (eller flere). Selvfølgelig vil det koste mer til e-post til flere personer. Når min kirke besluttet å vert en auksjon, forsket vi andre organisasjon som hadde vert auksjoner i fortiden. Vi var i stand til å handle lister med noen av dem, noe som resulterer i en liste-trippel størrelse vi startet med. Resultatet: nesten halvparten av deltakerne kom fra de andre lister.
· Siden utskrift og til en større liste vil øke kostnadene ved kampanjen, kan du bruke andre strategier for å spare penger. Skriv ut billig brosjyrer som er selvtillit flygeblader (sparer på konvolutter). Bruke en prosess i to farger i stedet for fire farge. Bruke kreative utforminger fange øyet og spar på utskriftskostnadene. Budgivning er alltid en god forretningspraksis; har utskrift "bud" på, med mindre skriveren sponsorer utskrift i bytte for eksponering. Bruke masseutsendelse i stedet for første klasse. Det sparer tonn i Porto, slik at du til e-post til flere potensielle deltakere.
· Opprette en publisitet "stunt" for å øke pre-exposure for hendelsen. Når en kvinner organisasjonen at jeg er involvert i (American Busienss Women's Association) ville publisitet for en regional konferanse vi var vertskap, brainstormed vi ideer som vil få medienes oppmerksomhet. Vi var vert for mottakelser, åpne for publikum natten før konferansen var å begynne med. Hendelsen hadde to mål å møte. En var å øke lokale bevisstheten om organisasjonen. Den andre var å øke nærvær. Våre tema for hendelsen var Hot, varme, varmt i South Florida. Vi invitert South Florida kalender brann-jagerflyene til hendelsen "blande" med deltakere og selge sine kalendere. Kalenderne ble en fundraiser for Jackson Memorial brenne Center i Miami. Så opprettet vi \ en "prehendelser" å fremme resepsjonen. Vi kalte Cooper City brannvesenet (to av kalender-gutta jobbet der). Vi spurte om vi kunne ta publisitet bilder med brannmenn på deres brann lastebil. De sa "Ja." Vi spurte medlem som var en profesjonell fotograf å ta bilder. Resultatene var stor! En full farge bildet på forsiden av samfunnet-siden før du hendelsen og nevner i andre lokale avisene. Vi hadde en selger ut nærvær. Faktisk, solgt brannmenn alle kalendere som de hadde brakt at de måtte ta bestillinger for å møtes resten. Og "pre-event" var moro.
Dette kanskje ikke fungerer for hver event. Spesielt hvis det er for medlemmets bare. Hvis arrangementet er åpent for publikum, studie handel dokumenter for å se hva andre organisasjoner ville være sannsynlig kryss-arrangører av organisasjonen. Hvis du har et sunt budsjett, er kjøpe e-postlister et alternativ til å bli vurdert. Holde utkikk etter nye lister. Handelskamre har store lister som kan omfatte sannsynlig deltakere. Du kan også fremme hendelsen med kringkasting telefakser og e-postmeldinger. Vær forsiktig når du gjør dette. Uønsket reklame er ikke bare påtrengende, det kan gi et dårlig rykte i hendelsen, og selv kan koste deg penger i bøter, etc. Jeg kan sende e-post; Det er imidlertid til lister jeg har opprettet gjennom flere foreninger jeg er involvert i. Hvis hendelsen er for en nonprofit eller service organisasjon, kan du opprette lister ved hjelp av frivillige. Sjekk ut videregående skoler og høyskoler for studenter som trenger servicetimer. Tilby dem servicetimer i bytte for inputing informasjonen inn i databasen.
Følg disse retningslinjene, og du vil bli forbløffet over resultatene!
© 2005 - Heidi Richards
No comments:
Post a Comment