I de fleste organisasjoner er ofte møter de største tid wasters. Med litt planlegging, det er mulig både forkorte tidsbruk i møter, og å gjøre den tiden mer produktivt. Her er hvordan.
* La alle deltakerne vet hvorfor du holder møtet, hva som skal gjøres, og hva hver deltaker er blir bedt om å bidra. Dette bør være kommunisert godt før møtet.
* Hvis noen av deltakerne må gjøre forberedende arbeid før møtet, kan du nevne det faktum. Ikke ta det for gitt at slike forberedelser vil bli tatt vare på automatisk.
* Hvis møtet er en oppfølging av et tidligere møte, sirkulere en kopi av minutter av sistnevnte, selv om det har blitt gjort før. Dette gjelder spesielt hvis det har vært en betydelig tidsforskjell mellom første møtet og oppfølging.
* Prøv å se alle kommer i gang, og allerede er sittende når møtet er å starte. Noen vandre i midtveis gjennom et møte kan være en stor distraksjon.
* Serverer forfriskninger mens et møte pågår er også en distraksjon. Fastsatt forfriskninger før møte starter. Planlegge pauser for forfriskninger hvis møtet er å gå på for flere timer eller en dag.
* Lage kopier av alle nødvendige papirer. Bestått rundt ett sett av dokumenter for alle å lese er svært unproductive. Likevel, det er overraskende hvor ofte noe så enkelt som dette er ikke tatt vare på.
* Stokk til poenget. Den som er presiding over møtet skal være klar til å gripe inn hvis noen er digressing fra emnet. Slo rundt bush er et enormt tid-waster.
* Minimere avbrudd fra andre deltakere når noen snakker. Andre kan svare når personen har ferdig med å tale.
* Alle mobiltelefoner må slås av. Anrop i land linjer bør utsettes så langt som mulig.
* Møtet skal slutte med et sammendrag av de viktigste punktene med dekket og konklusjoner som er nådd. Du bør også stave ut hvem som er ansvarlig for hver bestemte handling å bli tatt, sammen med en tidsramme. Senere, bør en skriftlig kommunikasjon som dekker alle disse punktene gå til alle deltakerne.
Gjør møtene mer nyttig handler om å bruke en commonsense tilnærmingen. Hold deg til retningslinjene ovenfor, og se møtene bli langt mer produktiv.
No comments:
Post a Comment