Du kan lese om dette i alle aviser i hver eneste by i hele landet: noen bookkeeper, klarert av eieren av en liten bedrift, embezzles tusenvis av dollar. Hvis tyveri ikke satt eieren av virksomheten, er det absolutt forårsaker et stort problem.
Grunnen vi hører av disse tilfellene så ofte er at, i en liten bedrift, det kan bare være eieren og en bookkeeper. Eieren liker ikke gjør bøkene, forstår ikke dem, og er avhengig av denne én person å ta vare på ting. Bookkeeper, som vanligvis har personlige økonomiske vanskeligheter, tar en liten mengde penger som er tenkt å betale den tilbake. Ingen synes å legge merke til, slik at mer er tatt. Over en tidsperiode begynner det å montere opptil mye penger.
Dette er hvor begrepet "internkontroll" kommer inn. Hovedsak, hver bedrift bør ha, på noen nivå, et internkontroll system på plass for å beskytte mot tap, både tilsiktet og utilsiktet. Dette er fordi "internkontroll"-systemer vil: 1) beskytte kontanter og andre eiendeler; 2) fremme effektivitet i behandle transaksjoner; og 3) sikre at finansposter. En intern kontrollsystem består hovedsakelig av retningslinjer og prosedyrer som er utformet for å gi rimelig sikkerhet at disse tre målsettingene skal nås. Størrelsen og kompleksiteten av virksomheten vil fastslå omfanget av internkontroll systemet.
Uansett størrelse er en av de viktigste aspektene ved en intern kontrollsystem begrepet separasjon av plikter. Skille plikter, gjør det vanskeligere for tyveri og feil å gå undetected. Det er meget uvanlig for to ansatte å "collude" i et forsøk på å stjele fra selskapet.
Jeg jobbet som en intern revisor for en avis-kjede i tre år. Det var min jobb å gå i avisen kontorer uanmeldt og gå direkte til Pengeskrin, telle dem, og bekrefte mottak. En av mine viktigste tilsynet trinnene var å sikre at interne kontrollrutiner var på plass, og fungerer som den skal. Her er noen forslag til interne kontroll om håndtering av kontanter:
-Tillat bare spesifikke utpekte enkeltpersoner å håndtere kontanter.
-Gi ansvar for bokføring til en person som ikke håndterer kontanter.
-Bruk nummererte mottak til å dokumentere alle betalinger.
-Kontroller alle bankinnskudd omgående.
-Personen som forbereder bankavstemmingen må være forskjellig fra én håndtering kontanter.
-Hvis mulig, må den som gjør bankinnskudd være forskjellig fra den som håndterer kontanter og den som forbereder bankavstemmingen.
-Sette inn penger intakt med ingen beløp trukket til å betale for utgifter.
-Hold kontanter og checkbook i en låst skuff eller cash register.
-Siden kassaskuff vil aldri være 100% korrekt hele tiden, kan du etablere en toleranse plan flate for overages og mangel å avgjøre punktet der korrigerende tiltak vil bli utløst.
-Kontroller alle utbetalingene med sjekk, bortsett fra minimal beløpene betales fra petty cash.
-Kontroller visse hver betaling er knyttet til et papirdokument, for eksempel et bilag, for å sikre at en papir trail finnes for alle utbetalingene.
-Utføre tilfeldige overraskelse teller av petty cash og beholdninger underbukse.
-Telle inventar og gjenstander ofte og sammenligne med selskapet bøker.
En intern kontrollsystem satt opp tidlig som forebyggende mål er mer effektiv enn å etablere en korrigerende systemet i reaksjon på et tap. Hvis det så skjer, som det er bare deg og bookkeeper i små bedrifter, må du lære å gjøre noen av bokføring oppgaver slik at du kan spot kontrollerer den bookkeeper arbeid. Som er i seg selv, et utmerket forebyggende tiltak.
No comments:
Post a Comment