Hvis du er som mest travle ledere, vet du at avbrudd er en stor belastning på produktiviteten. Mens alle avbrudd kan ikke (og bør) bli forhindret, er her noen måter du kan minimere dem og få mer kontroll over din tid.
* Identifisere prioriteringer. Hvis det er et viktig prosjekt som du trenger å gi uavbrutt tid til å, earmark en time eller to tidlig på morgenen å arbeide med den. Gjør det før du håndtere klientkall, kontrollere e-post, osv. Bevisst skape plass til dine viktigste prioriteringene er en utmerket måte å behandle din tid.
* La dine kolleger og underordnede vet at du kommer tidlig til kontor og foretrekker å bruke den første timen eller så (f.eks, til 9: 00 am) arbeide alene på prosjekter. La alle vet du er tilgjengelig for møter bare etter dette tidspunktet.
* Der det er mulig, må du opprette en viss mengde isolasjon mens du arbeider på noe viktig. Du kan velge å lukke døren, eller aften arbeide innenfor et konferanserom for en kort stund.
* Det er en god idé å arrangere ditt kontor / pulten slik at du ikke står overfor trafikken eller er i midt i trafikken. Dette hjelper deg med å konsentrere seg bedre og minimere avbrudd.
* Hvis det er filer eller ressurser i ditt område som andre ofte har tilgang, kan du skifte dem.
Jeg visste en leder som hadde en kopimaskin rett foran pulten hans, med bare en klart glass partisjon i mellom. Det var en stor distraksjon for ham fordi folk brukte maskinen kontinuerlig. På toppen av det, når de ser ham på pulten hans, ville mange stoppe ved for å chatte også!
Du kan forestille deg bortkastet tid som betydde. Han fant det mye enklere å arbeide etter at han hadde kopimaskin skiftet andre steder.
* Hvis du har en sekretær eller andre assistent, la ham vite at ingen avbrudd tillates i løpet av tiden du har blokkert av viktige prosjekter. La dem vite hva avbrudd er ok på andre tidspunkter. Gi dem myndighet til å planlegge møter for deg i løpet av blokker med tid du satt opp for formålet.
* Der det er mulig, kan du fortelle underordnede til haug sammen problemer de ønsker å diskutere med deg slik at du kan håndtere alle disse spørsmålene i et enkelt møte. Selvfølgelig, kan dette ikke alltid være mulig.
Når noen ber om et kort møte, tilbyr å slippe inn i deres kontor på et bestemt tidspunkt. På den måten du har kontroll av tiden. Og du unngå muligheten for deres slippe inn på kontoret og tilbringe en overdreven mengde tid der.
* Hvis de trenger å møte deg umiddelbart, kan du be dem for et anslag over hvor mye tid de trenger. Enige om å møte dem på at mengden av tid. Dette setter dem under en viss mengde trykk til slutt møte tidligst. Ikke prøve dette med sjefen din!
* Hvis noen kommer til kontoret og rambles på utover det som er nødvendig, fortelle ham at du må gå et annet sted for et møte akkurat nå. Eller oppfinne noen andre sannsynlige grunnen for å lage en utgang.
En organisasjon kan fungere effektivt bare hvis det er en betydelig mengde samhandling mellom teammedlemmer. Så pass på at ditt forsøk på å vinne produktiv tid ikke er på bekostning av de reelle behovene til organisasjonen.
No comments:
Post a Comment