Steg for steg Guide til ansattes tilfredshet undersøkelser

Fordelene av å kjøre en årlig undersøkelse ansatte har lenge vært allment akseptert, men mange organisasjoner har blitt skremt av hvor mye innsats som er nødvendig.

Mange organisasjoner som har bit kulen og gjennomført sin egen interne ansattes tilfredshet undersøkelser har ofte stolt på word-processors å tillate dem å utforme og kompilere en undersøkelse, deretter gått gjennom arbeidet med å skrive ut og distribuere undersøkelsen og tilbrakte tid jage og samle de ferdig utfylte undersøkelsene og da enda mer tid overføring av undersøkelsen svar informasjon i en meningsfull management-rapport.

Heldigvis med innføringen av Internett og vertsbaserte undersøkelsen er nettsteder som www.surveygalaxy.com Hva var en gang en tidkrevende, ressurs sulten, lang omstendelig og uhåndterlige prosessen å nå glatt, rask og enkel.

Dette dokumentet gir en steg for steg guide for å gjennomføre en undersøkelse som vil gi betydelige fordeler til enhver organisasjon.

Trinn 1 - identifisere behov

Grunnene til en organisasjon trenger en undersøkelse er så bredt, og de er lang. Oppført her er noen av de vanlige grunnen hvorfor ansattes tilfredshet undersøkelser er utført.

Event Driven

Hvis organisasjonen er ferd med å ta fatt, eller kommer gjennom, et endre ledelse programmet ansatt undersøkelser kan bistå i å håndtere endringen, måle effektiviteten av endringen, bidra til å levere en "melding", og samle verdifulle tilbakemeldinger gjennom hele endringen-syklusen.

For organisasjoner som opplever rask vekst kan undersøkelser om ansatte overvåke intern kommunikasjon og ledelse konstruksjoner for å sikre at ansatte er klar over sitt ansvar for rapportering og ledelse.

Der en organisasjon lider av dårlig moralske brakt videre av enten interne eller eksterne påvirkninger så disse bekymringene en ansatt undersøkelse kan brukes til å identifisere bestemte bekymringene til ansatte kan være adressert.

Der det er kan en økning i omsetningen av personalet undersøkelser om ansatte hjelpe en organisasjon identifisere den underliggende årsaken til ansatt uro og gjennom deres funn hjelp finne løsninger.

Med jevne mellomrom

Som en del av en periodisk vurdering, vil undersøkelser hjelpe en organisasjon vurdere deres personell og overvåke på en personlige nivå jobb tilfredshet, trening og karriere-utvikling.

Undersøkelser om ansatte tilbyr også toppledelsen muligheten til å se på i myke underbelly av organisasjonen for å bekrefte at deres "topp ned" syn på organisasjonen samsvarer med virkeligheten og 'bunnen opp' perspektiv.

En organisasjon kan etablere god arbeidsgiver/arbeidstaker kommunikasjon som igjen vil bringe både direkte og indirekte fordeler ved hjelp av undersøkelser om ansatte.

Trinn 2 - Management Buy-In

Management buy-in er alltid ønskelig for ethvert initiativ, og mange vil hevde at det er avgjørende for å sikre en vellykket ansatt-undersøkelse, men i noen tilfeller funnene i en ansatt-undersøkelse kan føre til kick-start som har vokst selvtilfreds og løsrevet fra sine ansatte.

Noen organisasjon kan være heldig i at ledelse gjenkjenne og kjøre behovet for undersøkelser om ansatte, mens i andre ledelsen må du først bli overbevist av direkte og indirekte fordeler en ansatt undersøkelse vil bringe.

Nivået på ledelsesforpliktelse til en ansatt undersøkelse vil ha noen betydning hva slags undersøkelsen og til en viss grad vil hjelpe avgjøre hva spørsmål er å bli spurt, og måten de blir bedt om.

En ledelse som er støttende av initiativet kan kreve tilbakemelding på bestemte områder av virksomheten, eller de kan gi farten fremover fordi de føler seg trygge på at resultatene vil bare bekrefte at nivået av ansattes tilfredshet i hele organisasjonen er høy.

I nesten alle tilfeller er det god praksis å minst prøve og få ledelsen til buy-in til ansatt undersøkelse fra starten som de har mye å vinne og er i en posisjon til å tegne enhver endring som er identifisert som å være nødvendig.

Trinn 3 - utforme undersøkelsen

Utforme en god undersøkelse vil ta litt tid og innsats men etter grunnleggende om undersøkelse design og konsentrere seg om "trenger å vite"-spørsmål og fjerne hyggelig å vite en undersøkelse vil raskt ta form.

Å bestemme de eksakte spørsmålene som bør bli spurt vil være helt avhengig av individuelle organisasjonen, undersøkelsen strukturen og tidligere identifiserte primære behov og mål av ansatt.

Når de vurderer hva spørsmål å stille betraktning bør gis til hvordan resultatene skal analyseres. For eksempel kan det være et ønske om å be om personlige kommentarer, men disse typer svar-formater kan være svært tidkrevende og tungvint å analysere og bør derfor unngås eller lite brukt.

Med spørreundersøkelser er det vanligvis bedre å gjøre noen mindre undersøkelser enn en svært lang undersøkelse som jo lenger undersøkelsen de høyere slippe ut rate vil bli.

Trinn 4-bevis lese og Testing

Grammatikk, rettskrivning og klarhet

Gjøre en grundig sjekk for stavekontroll, og å skrive feil og feil grammatikk før du publiserer undersøkelsen. Hvis tilgjengelig det er alltid bedre å ha noen som ikke har vært involvert i å utforme undersøkelsen til bevis lese undersøkelsen med ren øyne, hvis ingen er tilgjengelig kan du prøve å ta en pause før du sjekker gjennom undersøkelsen igjen.

Si hva du mener, og mener det du sier

Når du sjekker undersøkelsen du må vurdere undersøkelsen fra synspunktet til respondenten, kanskje du vet hva du mener med hvert spørsmål men spørsmålene blir klart for ansatt?

Tillate at ansatt svaret sannferdig

For lukkede spørsmål der ansatt vil være nødvendig å velge mellom en rekke tilgjengelige svar har du lov ansatt svare nøyaktig? Gjøre bruk av svar som "Ikke vet", "Ingen kommentar" eller "Gjelder ikke" der du har gjort spørsmålet obligatorisk men ansatt kan ikke være i stand til å svare.

Vurder å tillate ansatt å inkludere et 'Annet' svar, men også sette pris på at "Andre" svar vil legge til kompleksiteten når du analyserer resultatene av undersøkelsen.

Ikke kreve noe svar på spørsmål som ikke kanskje har en

Sjekk at for eventuelle spørsmål du har gjort obligatorisk du trenger et svar, for eksempel åpne spørsmål som ber om ytterligere kommentarer bør ikke være obligatorisk med mindre du definitivt kreve respondenten å skrive en kommentar.

Når du vil være i stand til å analysere dataene

Sjekk igjennom undersøkelsen igjen, men denne gangen ser på hvordan vil det bli analysert resultatene av undersøkelsen. Vurdere hvordan er sannsynlig at du vil analysere undersøkelsesdata, har du spurt de riktige spørsmålene skal kunne utføre detaljert analyse? For eksempel hvis du ønsket å vise detaljerte svardata fra perspektivet av forskjellige kjønn, eller kanskje avdelinger, sjekk du har bedt om ansatt som skal angi sine egne kjønn og/eller avdeling.

Ikke spør lenger spørsmål enn du trenger for å

Vurdere alle spørsmålene i undersøkelsen og se etter spørsmål som er ikke 'trenger å vite.

Teste koblingen og prøve å fullføre undersøkelsen

Publisere undersøkelsen, og deretter sende undersøkelsen kobling til en rekke personer som vil være villig til å teste undersøkelsen. Ved å fylle ut undersøkelsen deg selv vil du få en følelse for hvordan respondenten vil vise undersøkelsen. Fra din egen og andre tilbakemeldinger stoppe og gjøre justeringer på undersøkelsen som kreves.

Gjenta denne prosessen til du er fornøyd med undersøkelsen.

Når dataene

Ta tid til å vise den elektroniske Sammendrag resultatet av test-data og bekrefte at dataene samles på en måte som kan analyseres riktig, og som vil gi meningsfulle resultater.

Trinn 5-å fremme og distribusjon av undersøkelsen

Hvor alle eller fleste ansatte har tilgang til Internett eller firmaets intranett distribusjon av den elektroniske undersøkelsen er så lett at ABC, enten via email eller ved å etablere en kobling på undersøkelsen fra ditt eget nettsted eller intranett.

Der det er noen eller mange ansatte som ikke har direkte tilgang til Internett finnes det en rekke alternativer som kan brukes fra utstedelse av undersøkelsen i trykt form, gir en delt terminal eller gi dem et incitament til å fullføre undersøkelsen hjemme.

Anonym svar?

Det er et valg å tillate alle undersøkelser skal fullføres anonymt. Slik at en undersøkelse for å være anonym kan oppmuntre ansatte til å snakke deres sinn slik at undersøkelsen for å gi "en vorter og alle" rapporten, i sin tur gir ledelsen en mulighet til å løse underliggende problemer før de blir alvorlige.

Imidlertid tillater slik at anonyme kommentarer også ansatte å være mer cavalier og fleipete med deres svar. Noen organisasjoner vil derfor bare vil gjerne betenke kommentarer der ansatte er forberedt på å stå ved deres overbevisning, og som gir også en mulighet til å følge opp bestemte bekymringene til enkeltansatte.

Beslutningen om å tillate anonym svar eller ikke vil, blant andre faktorer, være opp til individuelle organisasjonen, bestemt natur undersøkelsen, omkringliggende omstendighetene, lederstil og eksisterende arbeidsgiver/arbeidstaker forhold.

Trinn 6-overvåking undersøkelsen

Mens undersøkelsen pågår vil du kunne vise overvåke resymé resultater online og også i sanntid hvor mange undersøkelser som er både startet og fullført.

Hvis etter et par dager antall fullførte undersøkelser faller kort av det forventede målet er det tilrådelig å sende jevnlige påminnelser til ansatte ber dem om å fullføre undersøkelsen.

Trinn 7 - analysere resultatene

Det er ingen harde og raske regler for å analysere dataene. Mye avhenger av individuelle undersøkelsen, spørsmål, samt antall svar.

De fleste undersøkelser vil ha nytte av mange av resultatene som vises i grafisk samt tabell-skjemaet.

Når første analyse surveydata ofte en rekke overskrift resultater vil umiddelbart skiller seg ut som vil gi deg en generell oversikt og gir de riktige spørsmålene har blitt spurt, gi deg en umiddelbar vurdering av stemningen i hele organisasjonen som helhet.

Hvor resultatene gir områder av interesse en mer detaljert analyse kan være tilrådelig. For eksempel hvis ansatte var spurte om de følte organisasjon gitt like muligheter til begge kjønn og 25% ga et negativt svar det ville være nyttig å vite kjønn splitt av organisasjonen, og også å se på hva kjønn dele var av de 25% som svarte negativt. Ble negativt syn delt av ansatte av begge kjønn, jevnt spredt over hele organisasjonen, eller av et bestemt kjønn fra en bestemt avdeling?

Det er en metode for rapportering som viser resultatet dataene i tabellform og/eller grafiske skjemaet, slik at de som er interessert i resultatene for å vise rådataene.

Ofte brukt som et kompliment til først, en annen metode er å tolke resultatene, og gir en analyse av dataene og utsikt hva for betydningen er bak resultatene, hva omstendigheter kan ha bidratt til resultatene som de er, og hvor resultatene indikerer en negativ, hvilke tiltak kunne tas. Slike analyser er hvis gjort av en enkeltperson sannsynlig å være veldig personlig, hvis gjort av en komité som det er likevel sannsynlig å være objektive og derfor åpent for tolkning.

Trinn 8-videre handling

Sannsynligvis er det viktigste steget sist. En ansatt undersøkelse vil enten bekrefte at den perfekte organiseringen finnes, eller det vil markere områder som er mindre enn perfekt ved å identifisere individuelle og felles bekymringer.

Det kan være at det kreves ytterligere mer detaljerte undersøkelser som målrette bestemte områder. Undersøkelsen kan for eksempel avsløre at ansatte som arbeider i en bestemt avdeling er kollektivt ulykkelig, men årsakene til deres misnøye kan ikke være klart. En mindre, målrettede oppfølging undersøkelse kan bidra til å avsløre de grunnleggende årsakene.

Når undersøkelser om ansatte er jevnlig kjører en organisasjon som har tatt skritt for å løse problemer, vil du se deres innsats som er reflektert i påfølgende undersøkelse svar. Nesten alle organisasjoner har noen problemer, og det hjelper en organisasjons moralske å se at det finnes en kanal som vil tillate problemer uthevet, tas opp og løses.

Sammendrag

Disse retningslinjene er ment å hjelpe en organisasjon utføre vellykket ansattes tilfredshet undersøkelser, de er imidlertid bare en guide.

Hver organisasjon er forskjellig i stil og struktur og organisasjoner "personlighet" vil gå someway å påvirke tonen og natur av undersøkelsen og organisasjoner vil ha mange forskjellige omstendigheter og hovedgrunner for å gjennomføre en undersøkelse.

Ved å benytte eksisterende teknologi og gjennomfører undersøkelser på nettet er du nå kjøpedyktig dataskjerm hjertet banke av en organisasjon, rask og enkel måte, ved hjelp av nettsteder som undersøkelsen galaksen, hos minimal kostnad.