"Master plan er planen du oppretter for å sikre at du har dekket baser når du planlegger din begivenhet. Du gjør dette vil øke sjansene av har en vill vellykket utfall, fører til mer henvisninger, fornøyde kunder og mer salg." Heidi Richards
1. Opprett sjekkliste. En sjekkliste gir en organisert veikart til utføring av din begivenhet. Hvilke ressurser vil du trenger, donasjoner, mennesker, penger? -En sjekkliste for eksempel vedlagt.
2. Opprett en tidslinje! Dette bør være en del av sjekklisten, og er kanskje den viktigste komponenten i dokumentet som vil sikre suksess for ditt arrangement. Tidslinjen bør inkludere elementer som, når programmer er skrevet ut, når invitasjoner/brosjyrer bør skrives ut og sendt, når du skal starte media eller publisitet kampanjen, da til rekkefølgen dekorasjoner. Det inkluderer registrering tidsfrister. Hvis det ikke allerede er avgjort, inneholder også plasseringen av hendelsen i tidslinjen.
3. Opprett budsjettet. Dette bør inkludere alle inntekter muligheter (registrering salg, billetter, gaver, sponsing, konsesjoner). Den bør også inneholde utgifter for utskrift, overnatting, mat, forsyninger, sikkerhet, høyttalere, tillatelser, forsikring, Porto og diverse elementer ennå skal fastsettes.
4. Tror om logistikk. De omfatter størrelsen på plassen som trengs til hendelsen, å sette sammen (tabeller, stoler, parkering, skilt, port-en-potty's, telt), Diskopprydding, beredskap planer, transport og tjenestene som leveres av politi og brann avdelinger.
5. Fremme hendelsen. Hva er det store målet for publisitet? Er det å øke bevisstheten eller nærvær? Er det å bygge god community relations? Hvis du ikke har en liste med media, er det aldri for tidlig å begynne å opprette en. Hvem kjenner du som fungerer for lokal utskrift, radio og TV? Hvem kjenner du som kjenner noen som gjør? Hvis det er en lokal hendelse, tegning på det lokale samfunnet, finne ut hvis en lokale Media Guide eller mappe er publisert. Mange aviser har disse ressursene, og gjør så mange biblioteker. Hvis det er en nasjonal hendelse, kan du se etter nasjonale medier kataloger for å få hjelp. Det er flere å velge mellom. Noen av de som jeg bruker er: Gebbie, trykk Alt-i-ett Directory (1-845-255-7560), Bacon's Media katalog (1-800-621-0561), og Bradley kommunikasjon (1-800-989-1400). Disse mappene er tilgjengelige på disk eller bøker.
Her er en trinnvis Sjekkliste for å hjelpe deg med å organisere ditt arrangement.
Oppgave:
___ Velg medlemmer av planleggingsgruppen. Inkluder lederne av bestemte hendelser skal fullføres etter (dato).
___ Utvikle planen etter (dato). Dette kan inkludere tema, sted, etc.
___ Velger datoen for hendelsen etter (dato).
___ Velg sekundær teamledere (subcommittee stoler) for logistikk ved (dato).
___ Rekruttere eller leie gruppemedlemmene for logistikk etter (dato).
___ Opprette din publisitet / media kampanje. Varsle media av foto og intervju salgsmuligheter etter (dato).
___ Forberede seg "kopi" på utskriftsmateriale inkludert programmet, registrering former, billetter, registrering / ID-merker, bånd, priser, etc. ved (dato).
___ Planlegge dekorasjoner etter (dato).
___ Utvikle kommende arrangementer. Distribuere til hver person i gruppen. Se gjennom tildelingene.
___ Avgjøre hvordan registrering vil bli håndtert, og av hvem.
___ Opprette en nødsituasjon Plan i tilfelle hendelsen har kansellert eller utsatt.
___ Har en "generalprøve" av hendelsen med alle ansvarlige parter til å se gjennom roller og ansvar for hele teamet dagen før.
___ Har hendelsen!
___ Sende en kopi av brevet programmet og takk til sponsorer og tilhengere av arrangementet så snart som mulig etter hendelsen.
___ Sende Takk skal du ha håndskrevne notater til verten (arbeidsgiver) og teamet du arbeidet med. Hvis det er mulig, ta med bilder.
___ Evaluere hendelsen
© 2005 - Heidi Richards
No comments:
Post a Comment