Plukke et regnskapsprogram for små bedrifter

Et regnskapsprogram for små bedrifter bør utføre tre oppgaver: spore inntekter og utgifter, generere forretningsskjemaer og holde detaljert poster for andre eiendeler og gjeld.

Sporing inntekter og utgifter

Oppgaven med å spore firmaets inntekter og kostnader er egentlig den viktigste jobben med et regnskapssystem. Hvis du eier eller administrerer en liten bedrift, tydeligvis, trenger du noen verktøy for å måle din inntekt og kontantstrømmen.

Selv om sjekkhefte programmer som Quicken og Microsoft Money holder litt mer enn et sjekkhefte, kan du faktisk oppbevare regnskap for en bedrift rett ut av et sjekkhefte. Dette gjør kategorisere du bare innskudd faller inn noen inntekt kategori. Og når du skriver en sjekk eller gjøre noen andre uttak, du kategorisere utgifter som faller i noen utgiftskategorien.

Ett problem med å bruke et program for sjekkhefte, er imidlertid at ved å bruke en sjekkhefte programmet du implisitt bruker kontanter basis Regnskapsførsel for å spore dine inntekter og utgifter. Kontanter basis Regnskapsførsel teller inntekt når du mottar et innskudd og teller bekostning når du skriver en sjekk.

Regnskap for kontanter basis er lett å forstå, og det betyr at du er mindre sannsynlig å gjøre feil i gjennomføringen av dette. Regnskap for kontanter basis er imidlertid vanligvis for upresise for mer komplisert bedrifter. Hvis du bruker inventory i bedriften, for eksempel kontanter basis Regnskapsførsel ikke svært nøyaktig- og Internal Revenue Service ikke tillater det.

Og det er andre omstendigheter, også, i hvilken kontantprinsippet regnskap gir alvorlige og vanligvis uakseptabelt feil i presisjon. Hvis du ofte får penger før du faktisk har tjent det, eller hvis du ofte pådra utgifter lenge før du faktisk har til å betale for dem, må du for eksempel bruke en mer avansert regnskapsprogram enn et sjekkhefte program.

Generere forretningsskjemaer

Den andre oppgaven som et regnskapsprogram for små bedrifter skal hjelpe deg med er generasjonen av forretningsskjemaer. Den vanligste formen for virksomheten er ganske enkelt en sjekk. Noen sjekkhefte programmet hjelpe deg å gjøre dette. Andre forretningsskjemaer som små bedrifter trenger ofte å produsere inkluderer fakturaer, kreditnotaer, månedlige kontoutskrifter, bestillinger og så videre.

Hvis du har en liten bedrift med svært enkelt skjema krav-kanskje du trenger bare sjekker- så et sjekkhefte program kan fungere veldig bra for deg.

Men hvis du har omfattende eller komplisert skjemaet generasjon forretningskrav, vil en mer funksjonsrik småbedrifter regnskap pakken, for eksempel Intuit QuickBooks, Peachtrees komplett regnskap eller Microsoft Small Business Accounting gjøre en bedre jobb for deg.

Hvis du produserer mer kompliserte skjemaer, men du produserer disse andre skjemaer med et tekstbehandlingsprogram, og deretter en sjekkhefte programmet kan fremdeles fungere for deg.

Detaljert journalføring for andre eiendeler og gjeld

Den tredje oppgaven som et regnskapsprogram for små bedrifter skal hjelpe deg med er detaljert journalføring av din viktigste eiendeler og gjeld. Et sjekkhefte program lar deg holde godt detaljert oversikt over kontanter, og for enkelte bedrifter som er det viktigste aktivaet. Men mange små bedrifter har andre betydelige eiendeler og forpliktelser som de trenger for å spore, for eksempel kundefordringer, lager og leverandør leverandørgjeld.

Hvorvidt en bestemt programvare program regnskap verktøy gir tilstrekkelig avhengig formue- eller gjeldskontoer journalføring av situasjonen. Imidlertid gjør ingen småbedrifter regnskapsprogrammet alt du trenger det å gjøre. Noen regnskapsprogram som gir en omfattende liste over funksjoner, i sin natur, blir det en utfordring å bruke. For eksempel flytte til periodisering grunnlag av regnskap legger et helt lag av kompleksitet til finansielle journalføring, og å styre detaljerte oversikter av lageret legger til et annet lag.

For disse grunner, selv når et bestemt program ikke gjøre alt du trenger det å gjøre, det beste valget fortsatt kan være å bruke programmet, og deretter bare leve med sine mangler.