Elektronisk dokument Management

Elektronisk dokument Management har blitt allment akseptert som praksisen med å opprette og lagre dokumenter. Hva mangler felles aksept er behovet for å hente, arkiv og Sorter dokumenter som per krav. Med fast eiendom kostnader klatring febrilsk og bedrifter prosessen blir mer og mer komplekse og krevende, behovet for å implementere en integrert elektronisk dokument management

systemet er vokser av dagen. Innser denne muligheten, flere globale programvareleverandører har kommet opp med sine dokumentet ledelse produkter å forenkle denne prosessen og mer og mer organisasjoner gjennomfører dette systemet i dagens verden.

Det er viktig å forstå hva nøyaktig elektronisk dokument management viser til, og hvorfor er det så viktig å organisasjoner, liten eller stor. Elektronisk dokument Management System refererer til et system der dokumenter opprettet, endret, lagres, distribuert, sikret og hentet ved hjelp av programvareverktøy.

En organisasjon må tenke flere ganger og svare på flere spørsmål før den går om hvordan du implementerer et dokumentbehandlingssystem. Noen av spørsmålene som må stilles kan være:-
(1) Er din dokumenter jevnt merket og lagret for henting av "finger-pekte".
(2) Du kan lett samle relaterte dokumenter som er fysisk fordelt på ulike steder.
(3) Dine ansatte kan enkelt finne dokumenter opprettes eller endres av andre i organisasjonen, uavhengig av format og metode for etableringen av dokumentene.
(4) Hvor lang tid tar det for å finne den ønskede haug med dokumenter.
(5) Du kan finne en bestemt type lignende dokumenter et datoområde raskt og effektivt.
(6) Du kan spore tilbake personen som er ansvarlig for håndtering av et bestemt dokument.

Svare på disse spørsmålene kan lett hjelpe deg å ta en beslutning. Også, for å komme til en konklusjon, en må huske på følgende egenskapene til en passende dokumentbehandlingssystemet.
(a) bør konvertere kontoret til en papir-mindre kontor ved elektronisk å holde oversikt over alle dokumenter.
(b) skal integreres sømløst med eksisterende dokument management metoder.
(c) skal hjelpe virksomheten din vokse raskere ved å sørge for rask og nøyaktig tilgjengeligheten av informasjon.
(d) skal hjelpe deg med å analysere effektiviteten av medarbeidere ved å holde oversikt over dokumentasjon arbeid tildelt dem.